Règlement général sur la protection des données (RGPD ou GDPR en anglais)
Données collectées
Données en général
Au sein du club ENLSynchro, sont collectées principalement les données permettant d'identifier les nageuses, les coaches et les membres effectifs du club (dit également "membres du Comité").Il s'agit donc principalement des nom et prénom de chacun(e), de la date de naissance et de la nationalité, de l'adresse du domicile ainsi que des numéros de téléphone de contact et de l'adresse (des adresses) email où les informations peuvent être envoyées via un message électronique (e-mail).
Nageur/Nageuse
La collecte se fait via le formulaire d'inscription à remplir par chacun(e) ou par l'un de ses parents dans le cas de nageur/nageuse mineure (moins de 18 ans).Ces informations sont enregistrées dans un fichier (Excel) maintenu par le secrétaire du club.
En outre, les informations de chaque nageur/nageuse sont transmisesà la Fédération francophone Belge de Natation (en abrégé F.F.B.N.) via le programme Aquanet.
Coach ou Membre effectif du club
La collecte des informations relatives aux coaches et membres effectifs du club se fait par simple demande (de vive voix ou via l'échange d'emails) du secrétaire lors de leur arrivée au sein du club ou de leur élection en tant que membre effectif.Dans ce cas, ces données ne sont pas conservées par le club mais transmises directement à la Fédération Francophone Belge de Natation via le programme Aquanet.
Conservation des données
Données conservées par le club (via son secrétaire)
Le fichier Excel reprenant l'ensemble des données des nageurs/nageuses est conservé par le secrétaire sur un disque dur. Des copies de sauvegarde sont effectuées régulièrement.Ce fichier est mis à jour au début de chaque saison avec les nouvelles données collectées lors de la séace d'inscription.
Les informations relatives aux nageurs/nageuses qui ont quitté le club sont supprimées du fichier.
Données transmises à la F.F.B.N.
La personne concernée par les données transmises à la F.F.B.N. devra consulter cette asbl pour connaitre les informations relatives à la conservation de ses données en son sein.Utilisation des données
Données relatives aux nageuses
- Contacts entre le club et le/la nageur/nageuse
Les informations enregistrées dans le fichier (Excel) sont utilisées par le club pour contacter directement les nageurs/nageuses ou leur parents pour toute communication relative à la vie du club.
Cela inclut principalement: paiement de cotisation, message relatif à une activité organisée par le club ou par une fédération de natation (F.F.B.N, F.R.B.N ou fédération étrangère), notification de changement d'horaire ou absence du coach.
- Contacts entre le/la coach et le/la nageur/nageuse
Les informations de contact sont également transmises aux coaches quand ceux(celles)-ci souhaitent établir un contact direct en dehors de la piscine avec un(e) nageur/nageuse ou ses parents pour l'organisation pratique des entrainements ou pour la résolution d'un problème pratique avec le/la nageur/nageuse.
- Groupes d'âge
Les dates de naissance des nageuses sont également utilisées pour la fixation des groupes d'âge durant la saison sportive courante (inscriptions aux compétitions) et pour la préparation de la saison sportive à venir.
Données relatives aux coaches et membres du comité
Ces données, stockées au sein de la F.F.B.N. via le programme Aquanet sont utilisées par le club pour les appels téléphoniques ou les envois d'emails dans le cadre de la vie du club: convocation aux réunions, organisation des entrainements, préparation de compétition ou de spectacle au sein du club.
Consultation et modification des données
Tout membre du club (nageur/nageuse/parent de nageuse/coach/membre effectif) peut s'adresser directement au secrétaire du club pour obtenir les informations conservées le concernant (concernant son enfant mineur(e)) au sein du club.
Tout membre doit consulter la F.F.B.N. pour connaitre les données stockées à propos de chaque membre du club enregistré auprès de la F.F.B.N. via le programme Aquanet.
Tout membre du club peut consulter le secrétaire pour procéder à une modification des données le concernant ou concernant son enfant mineur.
La modification des données contenues par la F.F.B.N. sera ensuite apportée par le secrétaire via les écrans auxquels il a accès via le programme Aquanet. La modification des données auxquelles le secrétaire n'a pas accès devra être demandée directement à la F.F.B.N.
Données relatives aux nageuses
- Contacts entre le club et le/la nageur/nageuse Les informations enregistrées dans le fichier (Excel) sont utilisées par le club pour contacter directement les nageurs/nageuses ou leur parents pour toute communication relative à la vie du club.
- Contacts entre le/la coach et le/la nageur/nageuse Les informations de contact sont également transmises aux coaches quand ceux(celles)-ci souhaitent établir un contact direct en dehors de la piscine avec un(e) nageur/nageuse ou ses parents pour l'organisation pratique des entrainements ou pour la résolution d'un problème pratique avec le/la nageur/nageuse.
- Groupes d'âge Les dates de naissance des nageuses sont également utilisées pour la fixation des groupes d'âge durant la saison sportive courante (inscriptions aux compétitions) et pour la préparation de la saison sportive à venir.
Cela inclut principalement: paiement de cotisation, message relatif à une activité organisée par le club ou par une fédération de natation (F.F.B.N, F.R.B.N ou fédération étrangère), notification de changement d'horaire ou absence du coach.
Données relatives aux coaches et membres du comité
Ces données, stockées au sein de la F.F.B.N. via le programme Aquanet sont utilisées par le club pour les appels téléphoniques ou les envois d'emails dans le cadre de la vie du club: convocation aux réunions, organisation des entrainements, préparation de compétition ou de spectacle au sein du club.Consultation et modification des données
Tout membre du club (nageur/nageuse/parent de nageuse/coach/membre effectif) peut s'adresser directement au secrétaire du club pour obtenir les informations conservées le concernant (concernant son enfant mineur(e)) au sein du club.Tout membre doit consulter la F.F.B.N. pour connaitre les données stockées à propos de chaque membre du club enregistré auprès de la F.F.B.N. via le programme Aquanet.
Tout membre du club peut consulter le secrétaire pour procéder à une modification des données le concernant ou concernant son enfant mineur.
La modification des données contenues par la F.F.B.N. sera ensuite apportée par le secrétaire via les écrans auxquels il a accès via le programme Aquanet. La modification des données auxquelles le secrétaire n'a pas accès devra être demandée directement à la F.F.B.N.